Retestierung im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems
Was gibt es denn zu jubilieren in der vhs Jena?
Die alle vier Jahre stattfindende Retestierung der Volkshochschule Jena (vhs) im Rahmen der Qualitätsentwicklung wurde am 12. Mai 2023 mit einem abschließenden Einrichtungsbesuch (Audit) der zertifizierenden Stelle IWIS beschieden.
Hierbei waren zwei Auditorinnen 5 Stunden in der vhs Jena vor Ort, haben erst eine Gesprächsrunde mit den anwesenden Mitarbeiter:innen, der Leitung und einer Dozent:innenvertreterin geführt. Danach wurde in kleinerer Runde mit Leitung und Stellvertretender Leitung der vorher eingereichte Qualitätsbericht besprochen.
Aber alles schön der Reihe nach. Worum geht es eigentlich?
Alle durch das Land Thüringen und im Rahmen des Thüringer Erwachsenenbildungsgesetzes öffentlich geförderten Einrichtungen der Erwachsenenbildung „sind verpflichtet, ihre Bildungsarbeit durch einen Dritten (Zertifizierungsstelle) evaluieren zu lassen und die Ergebnisse zu dokumentieren“ (ThürEBG, Par. 7, Abs. 2).
Die meisten Volkshochschulen in Thüringen nutzen das Zertifizierungsangebot des als Zertifizierungsstelle anerkannten Instituts für Weiterbildung, Beratung und Planung im sozialen Bereich, des iwis e. V. Wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden, erhalten die Erwachsenenbildungseinrichtungen ein Qualitätstestat. Dieses wird in der Regel für vier Jahre verliehen. Nur mit diesem Nachweis (oder auch einem Nachweis von einer anderen anerkannten Zertifizierungsstelle) können öffentlich geförderte Einrichtungen der Erwachsenenbildung auch entsprechende Fördermittel beantragen.
Was muss man denn tun, um die Testierung zu erhalten?
Grundsätzlich geht es darum, die Qualität der Arbeit ständig im Blick zu halten, zu evaluieren und zu dokumentieren. „Die Einrichtungen der Erwachsenenbildung gewährleisten, dass die Qualität ihrer Bildungsarbeit insbesondere durch Reflexion und Professionalisierung in pädagogischen und organisatorischen Fragen und durch Fortbildung des Personals gesichert und ständig verbessert wird.“ (ThürEBG, Par. 7, Abs. 1)
Dies ist eine kontinuierliche Herausforderung für alle Beteiligten: das festangestellte pädagogisch-planende und verwaltende Personal, die Dozent:innen als Honorarkräfte, die Teilnehmenden und die Trägereinrichtungen – im Fall der vhs Jena, in Trägerschaft des städtischen Eigenbetriebes JenaKultur.
Vor allem das Team der Geschäftsstelle ist dabei gefordert, die Kriterien präsent zu halten und mit allen Beteiligten so im Gespräch und in der Organisation zu sein, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Dazu gehört es z. B., dass mindestens einmal jährlich ein sogenannter „Entwicklungsworkshop“ durchgeführt wird, um zentrale Prozesse und Anliegen zu klären und zu dokumentieren. Aus diesem Anlass zieht sich das Team der vhs Jena in der Regel für zwei Tage pro Jahr in Klausur zurück. Dies hat sich als Methode sehr bewährt, weil nur mit ein bisschen Abstand vom Alltag und möglichst einer externen Moderation der authentische und selbstkritische Blick auf das gelingt, das dringend bearbeitet bzw. entwickelt werden muss. Das können übergeordnete Themen wie bspw. die Digitalisierung von Lehr-Lern-Prozessen oder Serviceorientierung als Querschnittsaufgabe sein. Es können aber auch Alltagsprozesse wie bspw. die Erstellung des Programmheftes, Anmeldevorgänge, die Gestaltung des Kundenkontaktes oder Vertragsfragen diskutiert werden.
Die Arbeit einer Volkshochschule ist so vielfältig und komplex, dass die Themen wohl nie ausgehen werden.
Was wird im alle vier Jahre zu erneuernden Qualitätsbericht gefordert?
Um den Blick für das Große und Ganze, sozusagen die Gesamtstrategie der Einrichtung, nicht aus den Augen zu verlieren, weist der Qualitätsbericht eine klar vorgegebene Struktur auf. Sieben Qualitätsbereiche müssen in Hinblick auf die vergangene und zukünftige Arbeit reflektiert werden:
- Leitbild mit Aussagen zum Qualitätsverständnis und zur Organisationsstruktur
- Qualitäts- und Ressourcenmanagement der Einrichtung
- Qualitative und quantitative Personalaspekte einschließlich Mitarbeitendenfortbildung
- Schlüsselprozesse der Bildungsarbeit
- Qualität der Infrastruktur
- Teilnehmendenbezogene Rahmenbedingungen inkl. Teilnehmendenschutz
- Interne Evaluation der Bildungsangebote
Das Besondere an diesem Qualitätsmanagementsystem ist der Anspruch auf kollaboratives Arbeiten im Team bei der Erstellung des Berichtes. Nimmt man diesen Anspruch ernst, ist es eine große Herausforderung. So geht es eben nicht darum, dass bspw. die Leitung den Bericht verfasst und dann „alle mal drüber lesen“. Vielmehr wurden nach einer Einführung in das QM-System die einzelnen Qualitätsbereiche in kleinen, bereichsübergreifenden Teams bearbeitet und formuliert. Danach wurden zentrale Aspekte der Qualitätsbereiche im Gesamtteam diskutiert und Änderungsnotwendigkeiten beschlossen. Das Kleinteam hat diese Änderungen dann wiederum eingearbeitet und für die Endredaktion durch die Leitung abgelegt. Nach der Zusammenführung der einzelnen Elemente durch die Leitung gab es wiederum eine Teamsitzung, in der der gesamte Bericht (der natürlich vorher von allen gelesen werden musste) noch einmal diskutiert wurde. Letzte Änderungsbeschlüsse wurden von der Leitung eingearbeitet und der Bericht mit allen notwendigen Anlagen von der Leitung finalisiert. Dies war ein Prozess, der etwa 9 Monate in Anspruch genommen hat. Schließlich sind die Alltagsthemen so präsent, dass sich das Team immer wieder konkrete Zeitpunkte für diese so wichtigen Diskussionen und Prozesse setzen musste.
Es ist ein herausfordernder Prozess. Dieser hat aber den großen Vorteil, dass alle Mitarbeitenden im Team ein Gesamtverständnis für die Einrichtung entwickeln und nicht nur den jeweiligen und zum Teil sehr individuellen Arbeitsbereich betrachten. Mitarbeitende verstehen die Volkshochschule als Gesamtsystem und begreifen noch besser ihre eigene Verantwortung.
Diese Verantwortung soll natürlich nicht nur alle vier Jahre geschärft werden. Vielmehr werden in den jährlichen Entwicklungsworkshops Themen und strategische Aufgaben des Qualitätszeitraumes, die im Bericht beschrieben werden, aufgegriffen und dann in unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Zeitschienen bearbeitet. Das Team ist immer wieder aufs Neue gefordert, im Sinne der Gesamtstrategie zu denken und zu handeln.
Ein Beispiel:
Das Team hat sich Anfang Mai in der Ziegenmühle nahe Schleifreisen für zwei Tage mit der Querschnittsaufgabe Serviceorientierung in vielfältiger Hinsicht beschäftigt. Was ist überhaupt Service in Abgrenzung zur Dienstleistung? Was bedeutet Service für die vhs und alle Beteiligten? Welche Instrumentarien können auf dem Weg zu einer besseren Serviceorientierung behilflich sein? Wie setzen wir so wichtige anstehende und neu zu betrachtende Themen wie Evaluation oder Social Media im Sinne von Serviceorientierung um?
„Die externen Moderatoren hatten dabei eine tolle Idee. Mit Lego-Bausteinen sollten wir zu Beginn in kleinen Teams etwas bauen, dass unser Verständnis von Service ausdrückt. Und hier das Ergebnis, das uns alle faszinierte.“
„Kam doch zum Ausdruck, was ein gutes Team ausmacht: Verschiedene Perspektiven finden sich zu etwas Rundem zusammen, und die meisten Aspekte von Serviceorientierung müssen nicht mehr grundsätzlich entwickelt oder diskutiert werden. Sie sind vielmehr bereits vorhanden und müssen „nur noch“ strategisch und operativ zusammengetragen und strukturiert sowie bewusster gelebt werden. Das ist nun eine unserer Aufgaben für die nächsten vier Jahre. Wir freuen uns darauf und werden das als Team meistern!“
Dr. Angela Anding, Leiterin vhs Jena
Liebe Leserinnen und Leser, nutzen Sie die vielfältigen Angebote der vhs Jena bereits? Als qualitätstestierte Erwachsenenbildungseinrichtung gibt es hier nicht nur Angebote für die Eltern, sondern z.B. in den Ferien auch immer Kurse für Schüler:innen. Oder fehlt Ihnen noch etwas im Programm der vhs?